Как платить суточные в командировке в 2025 году

Суточные в командировке в 2025: как правильно выплачивать

Служебные поездки сопровождаются дополнительными затратами сотрудников, которые работодатель обязан компенсировать. Эти выплаты, известные как суточные, касаются не только командированных, но и работников с разъездной деятельностью — курьеров, торговых агентов, почтальонов. В 2025 году законодательство порадовало новшеством: лимит необлагаемых НДФЛ суточных для загранпоездок вырос до 3500 рублей.

Как рассчитать эти суммы, за какие дни их платить и что грозит за задержку? В статье разберем ключевые моменты, связанные с суточными в командировке в 2025 году.

Кому положены суточные в командировке в 2025

Право на компенсацию

По ст. 168 ТК РФ работодатель должен покрывать расходы сотрудников в поездках, включая проезд, жилье и дополнительные траты вне дома — суточные. Это касается случаев, когда человек по приказу покидает место основной работы, указанное в договоре, для выполнения задания. Например, поездка менеджера из Нижнего Новгорода в Самару — это командировка, даже если там есть филиал компании (постановление № 749 от 13 октября 2008 г.). Разъездные сотрудники и те, кто работает в пути (пилоты, проводники), также получают выплаты, если это прописано в договоре. Постоянная работа за границей, как у дипломатов, суточных не предусматривает.

Подготовка к выплатам суточных в командировке в 2025

Оформление поездки

Для командировок обязателен приказ (формы Т-9 или Т-9а), который подтверждает задание и основание для выплат. В свою очередь, разъездным сотрудникам достаточно условий в трудовом договоре — дополнительных документов не требуется.

Размеры суточных в командировке в 2025

Структура выплат для командированных

Компенсация включает:

1. Средний заработок — рассчитывается по постановлению № 922 от 24 декабря 2007 г.. Суммируются выплаты за год (кроме больничных, простоев, декрета), делятся на отработанные дни и умножаются на дни поездки. Оплачиваются только рабочие дни, а труд в выходные — по ст. 153 ТК РФ.
2. Командировочные расходы — проезд и жилье возмещаются по чекам. Аванс выдается заранее, окончательный расчет — после отчетов.
3. Суточные — покрытие затрат вне дома (п. 10 Положения). Их размер зависит от типа работодателя: для госслужащих — акты правительства (например, постановление № 729 от 2 октября 2002 г.), для остальных — внутренние документы компании.

Дополнительные траты за границей

При зарубежных поездках добавляются расходы на визу, паспорт и сборы, что делает суточные в командировке в 2025 особенно важными для учета.

Разъездные сотрудники

Для них выплаты регулирует ст. 168.1 ТК РФ: проезд, жилье и суточные фиксируются в договорах компании. Это обеспечивает гибкость в расчете.

Подсчет дней для суточных в командировке в 2025

Учет длительности

Командированным платят за все дни поездки, включая выходные и больничные (п. 11 и 25 Положения). Даты определяются по билетам: выезд в 23:59 — это уже первый день, приезд в 00:01 — последний. Задержки в пути также оплачиваются. Для разъездных суточные начисляют только при работе, а не на больничном, если сотрудник дома.

Поездки на личном транспорте

Без билетов дни подтверждаются служебной запиской с чеками, путевыми листами или документами из гостиницы (п. 7 Положения). Если поездка однодневная, суточные не платят.

Валюта и расчет суточных в командировке в 2025

Выбор валюты

В России суточные выплачиваются в рублях, за границей — в валюте страны назначения (п. 17, 18 Положения). День пересечения границы при выезде считается зарубежным, при возврате — российским. При посещении нескольких стран валюта меняется по месту следования. Например, поездка Москва–Германия–Иран: евро, затем риалы, затем рубли.

Выплата суточных в командировке в 2025

Порядок компенсации

Суточные выдаются авансом до поездки (п. 10 Положения). Подтверждать траты не нужно, только сроки пребывания. При изменении длительности сумма корректируется. Для разъездных сроки выплат определяет договор, а Роструд требует компенсации за задержки по ст. 236 ТК РФ.

Проверка фактических дней

Сверка данных

После возвращения сотрудник сдает авансовый отчет с документами. Несоответствие плановых и реальных дней требует перерасчета суточных в командировке в 2025.

Налоги с суточных в командировке в 2025

НДФЛ и взносы

Лимиты необлагаемых суточных: 700 руб. в России, 2500 руб. за границей для командированных и 3500 руб. для разъездных (ст. 217 НК РФ, письмо ФНС № ОА-4-17/4241@ от 15 марта 2016 г.). Превышение облагается НДФЛ (13%) и взносами, кроме травматизма. Налог платится после утверждения отчета.

Учет суточных при налоге на прибыль

Включение в расходы

Все суточные, указанные в локальных актах, учитываются в расходах на прибыль как прочие затраты, связанные с производством.

Суточные в командировке в 2025 при УСН

Расчет по упрощенке

При объекте “доходы минус расходы” суточные включаются в затраты, если обоснованы и подтверждены документами, что важно для оптимизации налогов.